Sitter du med ansvaret for HR-funksjonen i din bedrift og føler at du står overfor en uendelig liste med oppgaver? Har du en følelse av at HR-arbeidet ditt ligger langt unna det idealbildet eksperter og litteraturen maler? Fortvil ikke, du er ikke alene!
I Norge er 99 % av alle foretak små og mellomstore bedrifter (SMB), definert som bedrifter med under 100 ansatte (www.nho.no). Ifølge tall fra Crane-undersøkelsen (www.hrnorge.no) er det vanlig at én HR-ressurs betjener over 100 ansatte. Dette betyr at de fleste norske bedrifter, og dermed et flertall av arbeidstakere i privat sektor, mangler dedikerte HR-ressurser som utelukkende fokuserer på HR-funksjonen.
Hva innebærer dette i praksis? Det betyr sannsynligvis at det ikke er tilstrekkelig med ressurser til å håndtere HR-oppgavene, eller at de eksisterende ressursene ikke er de rette for oppgavene. Resultatet kan bli en mismatch mellom hva bedriften klarer å levere på HR-fronten og hva de ansatte forventer. Kjenner du deg igjen?
I denne artikkelen finner du tips som kan hjelpe deg med å optimalisere HR-arbeidet i din bedrift, til tross for begrensede ressurser.
Prioriteringer
Nøkkelen er å prioritere når ressursene er begrenset. Uten klare prioriteringer risikerer man at tiden og fokuset blir spredt for tynt. Dette kan føre til at viktige oppgaver blir forsinket eller ikke fullført, noe som kan skape inntrykket av at "HR fungerer ikke i denne bedriften". Slike mangler på suksess og de negative tilbakemeldingene som følger med, kan påvirke motivasjonen til HR-ansvarlige negativt og skape en ond sirkel av lav produktivitet og frustrasjon.
Det er essensielt å identifisere hvilke HR-områder som er mest kritiske for organisasjonens suksess og fokusere ressursene der. For eksempel kan rekruttering og opplæring av ansatte være avgjørende for å sikre at bedriften har de riktige menneskene på plass for å nå sine mål. Effektiv rekruttering sikrer at bedriften tiltrekker seg talentfulle kandidater, mens grundig opplæring sørger for at nye ansatte raskt blir produktive og tilpasset organisasjonens kultur og arbeidsmetoder.
Andre viktige områder kan inkludere medarbeiderutvikling og trivsel, prestasjonsstyring og å skape en inkluderende og positiv arbeidskultur. Ved å konsentrere seg om disse nøkkelområdene kan HR-avdelingen, selv med begrensede ressurser, bidra til å skape en sterk og effektiv organisasjon. Dette krever at HR-ansvarlige jevnlig vurderer og justerer sine prioriteringer basert på endringer i organisasjonens behov og mål.
Å ha en strategisk tilnærming til HR-arbeidet innebærer også å kommunisere tydelig med ledelsen og ansatte om hvorfor visse områder prioriteres. Dette skaper forståelse og støtte for de valgene som tas, og bidrar til en felles innsats for å nå bedriftens overordnede mål. Ved å prioritere riktig kan HR-funksjonen bli en drivkraft for suksess, selv i en ressursknapp virkelighet.
HR- drives ikke kun av den HR-ansvarlige
HR drives ikke kun av HR alene. I en tidligere HR-enhet jeg jobbet i, utarbeidet vi en omfattende og gjennomarbeidet HR-strategi. Vi hadde god dialog med resten av organisasjonen for å fastsette prioriteringer og fulgte opp med tiltak og rapportering underveis. Vi gjorde likevel en stor feil: Vi fokuserte for mye på våre egne mål og tiltak. og overså den viktige støtten fra ledere og andre nøkkelansatte. HR må ikke bli sittende alene med HR-oppgavene.
HR-arbeid drives av alle i organisasjonen, spesielt av ledere. Derfor er det avgjørende at ledere forstår HRs betydning for virksomheten og ser sammenhengen mellom HR-funksjonen og deres egen lederrolle. Konkurransen om lederes tid og oppmerksomhet er stor, og for å sikre en bred forankring av HR-strategien, må du synliggjøre sammenhengene med forretningen i de rette fora, spesielt i ledergrupper.
HR-ansvarlige jobbe tett med lederne for å integrere HR-strategien i virksomhetens overordnede mål. Dette innebærer å tydeliggjøre gevinstene ved en godt forankret HR-strategi, som økt medarbeidertilfredshet, høyere produktivitet og bedre økonomiske resultater. Gevinster som ledere jobber for hver dag. Ved å engasjere ledere i HR-arbeidet og vise hvordan deres innsats kan bidra til å realisere disse gevinstene, kan man skape en sterkere og mer helhetlig tilnærming til HR i organisasjonen.
Det handler om å skape en felles forståelse og eierskap til HR-strategien. Når ledere ser verdien av HR-arbeidet og aktivt bidrar til det, kan man oppnå en kraftig synergieffekt som styrker hele organisasjonen. Det er denne typen samarbeid og engasjement som kan løfte HR-funksjonen fra å være en isolert enhet til å bli en sentral driver for organisasjonens suksess.
Azets Consulting kan bistå med HR-arbeidet i din organisasjon, på kort og lang sikt.
HR-systemer kan effektivisere
Med begrensede ressurser er det et must å gjøre bruk av effektiv teknologi. Å holde orden på det personaladministrative uten hjelp fra gode verktøy er som å be om trøbbel. Det vil i så fall koste deg masse tid og det er en stor fare for at du drukner i dette “trivielle” uten mulighet til også å kunne se de store linjene. Excel brukes flittig av mange i HR-funksjonen, og for all del Excel er godt til mye, men det er ikke det jeg tenker skal dekke behovet ditt. Eksempelvis finnes det i markedet gode Personalhåndbøker som oppdateres med nytt av lov- og regelverk, uten at du trenger å gjøre noenting. Det finnes ulike HRM-systemer som holder orden på grunndata og kan styre prosesser ved endringer. Hvem du har av ansatte, hvilke stillinger disse har, hvem som er nødkontakter osv. Om en ansatt skal bytte rolle internt vil systemet kunne ta seg av denne prosessen også.
HRM-systemet kan også integreres med lønn, slik at du har oversikt over lønnsnivå opp gjennom årene. I tillegg kan du ha systemer som passer på input til lønn, f.eks. timefangstsystemer og fraværsregistreringer.
Det finnes gode systemer som gir deg muligheter til å kjøre tidsbesparende HR-prosesser med god kvalitet.
Fallgruver
Bruk av teknologi åpner for fallgruver man helst bør unngå.
Sørg for at verktøyene du anskaffer til organisasjonen dekker de faktiske behovene. Systemet må ikke være komplisert for å være godt. Det må være forståelige for alle å kunne bruke, og selvfølgelig må det være driftssikkert. Bruk derfor tid når du går til anskaffelse av HR-systemer, skaff deg innsikt i bedriftens faktiske behov, og sjekk ut med ledere/ansatte hvordan brukeropplevelsen bør være. Gjør en vurdering på hvor godt man kan forene disse forventningene med det systemene kan levere.
Sammenligne også med flere leverandører og systemer slik at beslutningsgrunnlaget er godt. Det er dessverre for mange eksempler på at bedrifter har gått til anskaffelse av for store, kompliserte og dyre HRM-systemer. Det gir sjelden effektiv HR.
Bruk gjerne ekstern kompetanse og kapasitet
En utfordringene for små og mellomstore bedrifter er å rettferdiggjøre en dedikert 100% HR-ressurs i det daglige. Dette kan gjelde for alle støttefunksjoner. Ofte ser vi at roller deles mellom HR, Finans eller IT. Det kan være en god løsning, men det er også krevende for den som skal håndtere det. Resultatet blir ofte en avveining mot kompetanse og interesse, hvor fagfelt som ikke anses som "kritisk nok" risikerer å bli nedprioritert.
Løsningen kan ligge i å søke ekstern hjelp. Å kjøpe seg kompetanse og kapasitet for en begrenset periode eller i et definert omfang, legger til rette for at du kan løfte HR-funksjonen til riktig nivå for din organisasjon. Dette gir deg nødvendig drahjelp til å sikre at alle grunnforutsetningene jeg har diskutert her blir ivaretatt, uten at du påtar deg risikoen for økte kostnader over tid.
Ved å bruke ekstern kompetanse kan du fokusere på de kritiske HR-områdene som rekruttering, opplæring, medarbeiderutvikling og prestasjonsstyring. Eksterne HR-eksperter kan også bidra med strategisk rådgivning og praktiske løsninger som er skreddersydd til din bedrifts unike behov. Dette gir en fleksibilitet som er vanskelig å oppnå med interne ressurser alene, spesielt når ressursene er knappe.
Ekstern hjelp kan også være en verdifull ressurs i perioder med høy arbeidsbelastning, som ved større rekrutteringsprosesser, omorganiseringer eller implementering av nye systemer. Ved å ha tilgang til eksterne HR-ressurser kan du sikre at slike prosesser gjennomføres effektivt og profesjonelt, uten å belaste dine egne medarbeidere unødig. Eksterne HR-leverandører kan også gi deg tilgang til den nyeste kunnskapen og beste praksis innen HR-feltet. Dette kan bidra til å holde din organisasjon konkurransedyktig og sikre at HR-funksjonen støtter opp under forretningsmålene på best mulig måte.
Å investere i ekstern HR-kompetanse kan være en smart strategi for små og mellomstore bedrifter som ønsker å styrke sin HR-funksjon uten å pådra seg unødvendige faste kostnader. Det gir fleksibilitet, tilgang til spesialisert kunnskap, og muligheten til å fokusere på det som virkelig er viktig for organisasjonens suksess.
